Coordination transcriptions : Bernard VANCAMPEN, (A.R.H.FA.)
E mail : bvancampen@tele2.fr

Septembre 2000

1- PRINCIPES GENERAUX.

Sous l’Ancien Régime, depuis la fin du 17ème siècle, les registres paroissiaux étaient tenus en double. Chaque année, l’un de ces registres était paraphé et transmis au greffe ; c’est ce registre que l’on nomme collection du greffe ou collection départementale ; il se trouve aujourd’hui aux Archives Départementales, sous forme de microfilm, dont la cote est : 2 Mi EC suivie du numéro de la paroisse. L’autre registre restait dans la paroisse ; il a été transmis à la commune lors de la création de celle-ci. C’est ce que l’on nomme collection communale. Une très grande partie de ces registres a été versée aux Archives Départementales, lesquelles les ont mis sous forme de microfiches, dont la cote est : Mi E suivi de numéros indiquant le nombre de microfiches.

Exemple : CATUS

Collection Départementale : 2 Mi EC 99 R1 BMS 1676-1736 ( BMS 1676-1696 ; 1699-1709 ; 1711-1729 ; 1731-1736 ). Longueur 12 m ; négatif 1991. R2 BMS 1737-1789 ( BMS 1737-1762; 1764-1768 ; 1771-1789 ). Longueur 10,90 m; négatif 1991. R3 NMD 1793-An X ( NMD 1793-An VII ; An IX-X). Longueur 5,10 m ; négatif 1991. La paroisse est importante, il y a trois rouleaux ; la plupart n’en ont qu’un seul.

Collection Communale : MI E 1*- 6* BMS NMD 1607-1806. 1* BMS 1607-1744 ; 2* BMS 1745-1769 ; 3* BMS 1769-1793 ; 4* N An V-1806 ; 5* M An V- 1806 ; 6* D An V-1806.

L’astérisque indique que la microfiche en comporte plusieurs : ex: 4/1, 4/2, 4/3.

La transcription d’une paroisse implique le dépouillement chronologique des deux collections. En effet, les compositions des deux collections diffèrent et pour une année donnée, présente dans les deux collections, il y a des différences.

Il peut se trouver des cas où l’une des collections a disparu, le plus souvent c’est la collection communale, celle qui a été la moins bien conservée au fil des ans. L’inventaire le plus ancien de l’état civil, en 1855, met en évidence par comparaison, les amputations importantes subies pour nombre d’anciennes paroisses, parfois un siècle et plus. C’est dire le peu de cas que faisaient, et font encore hélas, certains élus locaux du patrimoine écrit de leur commune.

La période de la révolution est souvent lacunaire. De plus, les premiers officiers d’état civil, remplaçant les curés, n’étaient pas formés. Les erreurs sont nombreuses. Il faut attendre les premières collections décennales de l’état civil, classées en série 4E à partir de l’An XI, pour que se soit mieux tenu et encore… La transcription sera donc poursuivie jusqu’en 1810 à partir de la première série décennale An XI - 1811, classée dans la série 4E.

Si la collection communale microfichée va plus loin que 1810, le dépouillement sera complété jusqu’à la fin des microfiches.

Pendant la période révolutionnaire, certaines communes ont changé temporairement de nom. Ainsi, SAINT-CERE s’est appelé FRANC-CERE, SAINT-CLAIR prit le nom de BELLE-RIVIERE, SAINT-CHAMARAND celui de BEAUCHAMP, etc.

Les microfiches et les microfilms peuvent contenir des actes d’une autre paroisse ou commune. Certaines paroisses avaient des paroisses annexes, les registres peuvent être communs ; ces paroisses annexes ont été transformées ou non en communes à la Révolution. Ainsi, en reprenant l’exemple de CATUS, ci-dessus, les microfiches 7 et 8 contiennent les actes de la paroisse annexe de SALVEZOU, ceux de CATUS et SALVEZOU pendant la période révolutionnaire, SALVEZOU ayant été institué commune pendant cette période. Lors de la création du département du Lot en 1801, des communes ont été supprimées et rattachées à d’autres. Ultérieurement jusqu’au 20ème siècle, il y a eu des créations de communes soit par regroupement, soit par détachement. Dans les actes d’une paroisse, certains se réfèrent à une ancienne paroisse disparue, par exemple des actes de la paroisse de VIALOLES mentionnent" de Saint Pierre Latour ", ceux de la paroisse de CRAS mentionnent de " Saint Julien des Quatre Combes ou Saint Julien ". Dans les deux cas, il s’agit d’anciennes paroisses " désertes ", pour lesquelles, il n’existe aucun registre.

Lors de la période révolutionnaire, pour les Ans VII et VIII, les mariages devaient être enregistrés au chef-lieu de canton ( " mariages cantonaux " ). Cela n’a pas été systématiquement le cas, mais il faut penser à lire les registres du chef-lieu de canton pour ces années.

Dans la revue trimestrielle de l’A.R.H.FA., Moi Gêné… ?! seuls les actes de baptêmes et naissances sont publiés, en principe. Le Conseil d’Administration a dû prendre cette décision car les actes de mariage publiés dans la revue étaient parfois repris par d’autres associations peu scrupuleuses, qui les mettaient sur leur serveur Minitel payant.

En résumé :

- bien identifier la transcription ( composition des collections ) ;
- poursuivre la transcription jusqu’en 1810 (éventuellement plus loin si les microfiches existent) ;
- ne pas oublier les paroisses annexes.

1- NUMERO HORS SERIE.

Plan type d’un numéro hors-série qui rassemble tout ce qu’on a sur une commune pouvant intéresser les lecteurs, à la fois la transcription des registres, mais aussi d’autres apports tels les anciens cadastres antérieurs à 1800, des chartes de coutumes anciennes, etc.
- un historique, sur une page, de la commune, avec citation des sources bibliographiques ;
- la présentation des relevés chronologiques, la composition des collections, les abréviations utilisées, la lecture des relevés, la liste des lieux-dits, l’information juridique sur la protection de telles publications ;

- les actes de baptêmes, naissances. Si la publication de ces actes a été scindée en plusieurs fichiers dans la revue trimestrielle, il n’est pas utile de recréer un seul fichier, car cela imposerait de re- paginer les indispensables notes de bas de page servant à annoter nombre d’actes ;

- les actes chronologiques de mariages ;

- les actes chronologiques de décès ;

- une table alphabétique, non filiative des mariages : patronyme et année ;

- si un ancien cadastre existe ( série E ou série communale, aux A.D. ), la liste des tenanciers ;

- si une charte de coutumes existe, on peut la reproduire, après autorisation des auteurs de la traduction ;

- un plan cadastral sommaire, à l’échelle d’une page, pour situer les différents lieux-dits ;

- enfin quelques illustrations, surtout si un monument, un ancien moulin, un retable, sont remarquables.

2- METHODE DE TRANSCRIPTION.

Il faut partir du principe, maintes fois vérifié, que les registres originaux comportent des erreurs. La transcription sans travail ensuite sur les actes reproduira ces erreurs auxquelles s’ajouteront celles que l’on fait soi même.

Empiriquement, la méthode qui donne les meilleurs résultats est celle qui consiste à séparer les actes BMS et à travailler principalement les actes de baptêmes- naissances ( il y a souvent plusieurs baptêmes pour un même couple ).

- transcrire chronologiquement sur papier, séparément les actes de baptêmes-naissances, mariages, et sépultures-décès ;

- travailler ensuite sur les actes de baptêmes-naissances et s’assurer que pour un couple donné tout concorde : les noms, prénoms, métiers, éventuellement les lieux-dits (il se peut qu’ils changent) ;

- rapprocher les actes de baptêmes-naissances des actes de mariages, s’il a eu lieu dans la paroisse, et de décès ;

- préparer les mentions à ajouter en note pour signaler les erreurs, les corrections faites, etc.

Il est possible, pour ceux qui maîtrisent l’outil informatique, de faire la transcription directement sur micro-ordinateur. Toutefois, cela présente plusieurs désavantages : d’abord, sur papier, on peut mettre des notes en marge d’un acte, surligner les couples où il n’y a pas de problèmes, cocher, raturer, …, ensuite, on peut parcourir très vite plusieurs pages de papier pour vérifier, corriger, ce qui sur micro n’est guère aisé, enfin, l’écriture met dans la mémoire de chacun de nombreuses informations sur les patronymes, les alliances, facilitant le travail.

L’orthographe des patronymes. C’est un sujet qui peut diviser. Faut-il reproduire l’orthographe qu’on lit ou faut-il retenir l’orthographe la plus commune ? L’orthographe des patronymes n’a été fixée qu’au début du 19ème siècle. Auparavant, peu de personnes savaient lire et écrire. Les diverses variantes de langue d’oc modifiaient la prononciation des patronymes. Le desservant, vicaire, curé, n’était pas toujours un fin connaisseur des patronymes locaux. Ceux qui vont utiliser les relevés pour leurs recherches généalogiques vont se fier à une orthographe. Tout cela conduit à retenir l’orthographe, la graphie disent les puristes, la plus courante et à fournir les variantes principales. Il faut aussi savoir que certaines lettres sont identiques, le B et le V par exemple (deux consonnes labiales), que le I en début de nom peut être un J, par exemple IUGE pour JUGE, mai aussi dans le nom, POUIADE pour POUJADE, que de J en début de nom peut être un CH, par exemple JAMBERT pour CHAMBERT, mais aussi un S, par exemple JOURJOU pour SOURSOU, qu’un X en milieu de nom peut être un SS, par exemple BOUIXOU pour BOUISSOU, qu' en langue d’oc, le suffixe d’un nom en GNE est souvent remplacé par NHE, par exemple LAVERGNE en LAVERNHE, que les noms se terminant par ILLE sont écrits LHE, que la phonie faisait prononcer OU pour U, que les noms de femmes sont précédés de DE, parfois accolé aux noms, d’où des transformations, par exemple DALIBERT pour ALIBERT, DELBRU pour BRU.

Il y a aussi la survivance des écritures plus anciennes, cursive et gothique. Ainsi dans les actes les plus anciens ROQUES s’écrira ROCQUES avec un R en forme de V barré d’un trait oblique. En général les actes du 17ème ont maintenu certaines formes graphiques anciennes, notamment pour la lettre initiale du nom.

 

Enfin, il y a les surnoms, couramment utilisés, parfois à la place du nom, au point qu’aujourd’hui des habitants portent le surnom de leur ancêtre. Ces surnoms ou sobriquets ont des origines diverses. Certains se rapportent au physique d’une famille, par exemple Petiot, d’autres à un nom de lieu-dit, d’autres à un patronyme pour rappeler une ascendance ou alliance ancienne, par exemple POUJADE dit Cassan, d’autres pour distinguer sur un même lieu des individus portant le même patronyme, enfin d’autres plus " exotiques " ; ainsi, par exemple, on trouve dans les registres de CANIAC du Causse, avant 1700, le décès de " la Soupétarde " ; en fouillant les registres de CANIAC et des paroisses voisines, on finit par trouver que c’est le surnom ou plutôt le sobriquet, du patronyme GANIL. Certains surnoms sont identiques pour des patronymes différents. En général, les surnoms étaient attribués aux individus de sexe masculin. Si on souhaite, pour des raisons personnelles, reconstituer une famille d’une paroisse, on a tout intérêt à suivre toutes les descendances portant un surnom et à attribuer le surnom à tous. Cela permet de mieux suivre les individus de sexe féminin.

Les toponymes. Au fur et à mesure de la transcription des registres d’une paroisse, on découvre des lieux-dits. Certains sont ceux figurant sur la carte IGN au 1/25 000 du secteur, d’autres, n’y figurent pas. On dressera donc la liste de tous les lieux-dits rencontrés pour une paroisse, que l’on mettra en page de présentation du numéro hors-série. Attention, certains lieux-dits peuvent porter des noms différents. Cette liste des toponymes apporte des renseignements précieux. Ainsi, on trouvera les noms de moulins à vent ou à eau, aujourd’hui disparus. Pour des moulins à vent, on peut constater sur le terrain qu’il n’en reste aucune trace, pas même un tas de pierres.

Les lieux-dits limitrophes de deux paroisses doivent conduire à rechercher les naissances sur les deux paroisses. Il n’y avait aucune règle sur la paroisse de déclaration et souvent les parents allaient au plus près.

Les desservants de la paroisse. La transcription des registres permet de noter tous les curés, prieurs, vicaires. On peut mettre cette liste dans la page de présentation. L’église était riche en hommes il y a quelques siècles, aussi certains vicaires étaient attachés au seul service des sépultures : vicaires ou prêtres obituaires.

La liste des confirmés. Certains évêques venaient dans la paroisse pour l’acte de confirmation. Les registres ont gardé trace de cette visite sous la forme d’une liste des confirmés, et parfois de ceux qui ne l’ont pas été. Cette liste comporte en principe, les noms, prénoms, âges des confirmés. Elle peut concerner la paroisse ou plusieurs paroisses formant une communauté. Cette liste peut être mise comme apport complémentaire dans le hors-série.

Distinguer les vrais nobles des faux. Il n’est pas rare que les familles bourgeoises ajoutent un DE devant leur nom, " pour faire noble ". On doit réserver la particule DE, écrite en minuscules, aux nobles attestés, en se référant par exemple au livre d’ESQUIEU, Essai d’un Armorial Quercynois ou au THONNAT, Généalogie des familles nobles ou notables du Haut-Quercy.

3- LA SAISIE INFORMATIQUE.

Pour ceux qui disposent de moyens informatiques, la saisie sous un traitement de texte, comme WORD, permet de mettre des notes de bas de page, alors qu’un tableur comme EXCEL ne le permet pas.

4- LES SOURCES COMPLEMENTAIRES DE RENSEIGNEMENTS.

La consultation de ces sources n’est possible que sur place aux A.D. Lot.

Les minutiers des notaires déposés aux A.D. sont classés en série 3E, avec une fiche par nom et par lieu. Ils peuvent servir pour compléter une transcription, avec des contrats de mariage.

Le contrôle des actes notariés constitue la série 2C aux A.D. Un édit royal de 1693 rendit obligatoire l’enregistrement ou contrôle de tous les actes passés devant un notaire. Le royaume en profitait pour percevoir des taxes. C’est d’ailleurs la perception de ces taxes qui sera à l’origine de la révolte qui eut lieu en 1707 en Quercy, connue sous le nom de Révolte des Tards - Avisés, au cours de laquelle les registres de plusieurs bureaux furent brûlés.

Les A.D. ont édité un répertoire numérique de cette série 2C. On y trouve, pour des dates variables selon les bureaux d’enregistrement, des tables de contrats de mariage, des tables de décédés, les contrôles et insinuations des testaments, etc. Tout cela renvoie aux notaires et seule la consultation des minutes, si elles sont déposées, permet d’accéder à l’intégralité des actes.

Nota : le mot insinuation vient du verbe insinuer, avec comme sens en droit ancien : publier, notifier, faire connaître un acte, puis enregistrer.

La loi de 1791 supprime toutes les formalités, les registres de l’Enregistrement prendront la suite et constituent la série 3Q. Malheureusement, il n’y a pas continuité dans le Lot entre les deux séries, la série 2C s’arrêtant le plus souvent en 1791, alors que la série 3Q débute souvent après 1800.

L’insinuation judiciaire de l’ancien régime constitue la série B. Cette série comprend l’insinuation des donations, des contrats de mariage, des testaments au présidial de Cahors, aux sénéchaux de Gourdon, Martel et Figeac.

La série J est consacrée aux documents entrés par voie extraordinaire, c’est-à-dire aux dons, achats, dépôts. Les fonds d’une certaine ampleur constituent une sous-série au nom du donateur, par exemple le fonds DELAPORTE, dont l’A.R.H.FA. a publié les tables de mariages. Les autres documents constituent la série dite J continu, dont les A.D. ont publié le répertoire de J 1 à 2000, et dont la suite est en cours d’édition. On peut notamment trouver dans cette série des généalogies familiales, également quelques actes notariés.

Enfin, il faut savoir consulter, les autres séries consacrées à l’Ancien régime, la série D pour l’instruction publique, la série E pour la féodalité, les communes ( c’est dans cette série que se trouvent les cadastres anciens autres que ceux conservés dans les mairies, les terriers, les compoix ), la série G pour le clergé séculier, la série H pour les ordres religieux, les hospices et maladreries, la série F, où se trouvent les dossiers pour la réédition des chroniques de FROISSART, mais surtout les 520 articles (en microfiches) du fonds LACABANE, ancien directeur de l’Ecole des Chartes ; on trouvera dans ce fonds de nombreuses généalogies des familles nobles du Quercy.

 

5- LES ARCHIVES DIOCESAINES DU LOT.

Suite à l’échange intervenu entre les A.D. et les Archives Diocésaines au début de l’année 2000, ces dernières n’ont plus de registres paroissiaux. Par contre, elles ont en dépôt les registres de catholicité en principe depuis 1793, en fait surtout depuis le Concordat de 1801. La liste des documents jugés d’intérêt généalogique déposés aux Archives Diocésaines a été publiée dans Moi, Géné… ?! n°8 ( juillet 93 ), n° 16 ( décembre 95 ), n° 28 ( octobre 98 ) et n° 34 (mai 2000 ).

6- LE CLASSEMENT DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES.

Les Archives sont classées, dans tous les départements, par grandes périodes chronologiques et par grands thèmes appelés " séries ", codées par des lettres. D’un département à l’autre, le numéro d’une série peut changer.

Les séries anciennes, avant la période révolutionnaire, décrites ci-dessus. Les séries modernes de 1800 à 1940 : M, administration générale, élections, recensement… ; N, administration, comptabilité et bâtiments communaux ; O, Administration communale ; P, Administration financière ( impôts, cadastres…) ; Q, enregistrement, biens nationaux ; S, carrières, rivières, chemins, transports, bâtiments ; T, enseignements, affaires culturelles, sports ; U, justice ; V, administration des cultes ( 1800-1905 ) ; X, assistance et prévoyance sociale ; Y, prisons ; Z, sous-préfecture. A partir de 1940, série contemporaine : W, versements des administrations.

Il y a des séries atypiques pour toutes les périodes. Ainsi, les Archives communales déposées sont toujours en série E, les Archives Hospitalières en série H, les documents entrés par voie extraordinaire en série J, les périodiques, revus journaux en série Per, Rev, Jal, selon des dépôts ; les documents figures ( affiches, plans, photos…), en série FI. La Bibliothèque, pour les livres, met à disposition un fichier particulier.

La modernisation des Archives, avec l’introduction de nouveaux supports, conduit à la création de séries nouvelles, par exemple AV pour les archives audio-visuelles, DOC pour les photocopies de documents ( photocopies qui ne peuvent être mélangées avec des originaux ).

Les registres d’état civil sont accessibles sur différents supports pour préserver les originaux. Les Archives les plus en pointe utilisent la numérisation, c’est le cas de l’Aveyron ; d’autres ont choisi le microfilm ou la microfiche, d’autres communiquent encore les originaux au moins pour une des collections.

Autre étape : l’utilisation de logiciels pour classer et accéder à tous les documents d’un dépôt. Les Archives du Lot envisagent également d’utiliser un logiciel adapté à leur taille.