Les notaires gardent dans leurs études les minutes d'actes de moins de cent ans. Passé ce délai, les documents sont versés dans les services d'archives :

• aux ARCHIVES DEPARTEMENTALES pour les actes passés en province ;
• aux ARCHIVES NATIONALES pour les actes passés à Paris.

I. Classement par étude dans la série E

Aux Archives départementales, les actes notariés sont conservés dans la série E et classés par étude.

• Si on connaît le nom du notaire et la date de l'acte :

La recherche est aisée : les minutes sont classées par étude et, dans chaque étude, par ordre chronologique.
On se reporte aux instruments de recherche propres à la série E : ils indiquent les noms des notaires, les lieux d'exercice et les dates des documents.

• Si on connaît le nom du notaire, mais pas la date de l'acte :

Il faut consulter les répertoires chronologiques de l'étude : ces répertoires, établis par les clercs de notaires, donnent la liste des actes passés jours après jour avec les noms des parties.
Ces répertoires sont signalés, dans l'instrument de recherche, immédiatement à la suite des documents de l'étude.

• Si on ne connaît pas le nom du notaire :

1 - Le critère de localisation permet d'orienter les investigations.
Les inventaires de la série E indiquent le lieu d'exercice de chaque étude : cet élément est souvent déterminant pour les recherches sur une famille "implantée" dans telle localité ou tel canton.
Une fois repéré l'étude ou les études concernées, on parcourt les répertoires chronologiques comme précédemment.

2 - On consulte - quand il existe - l'inventaire sommaire de la série E.

En de nombreux départements, pour l'époque antérieure à la révolution, on dispose d'un inventaire sommaire qui comporte une analyse des actes notariés avec mention des noms des parties.

Cet instrument, même dépourvu d'index, est à dépouiller absolument par quiconque veut poursuivre sa généalogie avant 1789. Cet ouvrage est présent sur place ou aux Archives nationales (salle des inventaires du CARAN).

3 - On recourt aux tables et registres de l'Enregistrement et des Hypothèques.

 II. Enregistrement et hypothèques après 1790

Depuis 1791 tout acte notarié est soumis aux formalités de l'enregistrement. Les actes de translation de propriété sont, en outre, inscrits au service des hypothèques.

Les tables ou fichiers de ces deux administrations constituent un moyen efficace de repérage d'un acte, simplement en fonction du nom d'une des parties.

• A. LES TABLES DE L'ENREGISTREMENT (SOUS-SERIE 3 Q)

Les fonds de l'Enregistrement, conservés dans la sous-série 3 Q des Archives départementales, sont classés par bureaux (le ressort d'un bureau correspond habituellement à un canton).

Prenons l'exemple du bureau de Moissac (Tarn-et-Garonne), ses archives comprennent :

• - 3 Q 2769 - 2989 : actes civils publics (1790 - 1899) (ce sont les actes passés devant notaires)
• - 3 Q 2990 3030 : actes sous seing privé (1799 - 1900) (accords entre particuliers : contrats, inventaires...)
• - 3 Q 3031 - 3094 : déclarations de mutations par décès (1790 - 1899)
• - 3 Q 3095 - 3261 : actes judiciaires (1792 - 1900) (tutelles et curatelles)
• - 3 Q 3262 - 3265 : baux d'immeubles (1896 - 1902)

A la suite de ces registres d'enregistrement, le chercheur trouve un certain nombre de tables :

• tables des vendeurs, des acquéreurs
• tables des contrats de mariage
• tables des testaments et donations
• tables des décès et successions...

Grâce à ces tables et - il faut le souligner - moyennant quelques manipulations de registres, il est possible de repérer tous les actes relatifs à une famille. En se reportant aux registres d'enregistrement à la date donnée par les tables, on obtient le nom du notaire a passé l'acte.

Dès lors, ce n'est plus qu'un jeu de rechercher le document dans la série E parmi les minutes versées par ledit notaire.

A partir de 1865, les tables de l'enregistrement sont remplacées par un fichier unique qui renvoie à un répertoire chronologique.

Les tables de successions se poursuivent, quant à elles, jusqu'au 20e siècle. Ces tables constituent un excellent instrument pour les recherches généalogiques, puisqu'elles mettent sur la voie des testaments et partages.

• B. LES REGISTRES DES HYPOTHEQUES DANS LA SERIE 4 Q

Créée en 1799, l'administration des hypothèques est chargée de l'inscription des actes relatifs aux mutations immobilières (ventes, donations...). Chaque conservation des hypothèques a pour ressort un arrondissement.

Le généalogiste peut, grâce aux tables alphabétiques notamment, reconstituer rapidement la circulation des biens immeubles entre les familles.

La recherche à partir d'un patronyme s'exécute en plusieurs étapes dans la sous-série 4 Q.

• 1 - Consulter d'abord le "registre indicateur" des tables alphabétiques.
  Les tables alphabétiques, en effet, ne sont pas rigoureusement ordonnées : faute de place, des noms peuvent être reportés à d'autres pages ou sur d'autres volumes.
• 2 - Les tables alphabétiques renvoient aux répertoires des formalités (avec indication du volume et de la case).
• 3 - Les répertoires de formalités : pour chaque titulaire est ouverte une case où sont indiquées toutes les opérations hypothécaires qui le concernent.
• 4 - Les mentions permettent de se reporter aux "registres de transcriptions" des actes.

Le recours aux registres des hypothèques est particulièrement recommandé :

• en cas de lacune dans les actes notariés (les services des hypothèques transcrivent intégralement les actes dans les "registres de transcriptions").
• en cas de déficience des tables de l'enregistrement.

• REMARQUE :

Depuis 1956, les conservations des hypothèques tiennent un "fichier immobilier" : pour chaque commune, on dispose :

• d'une fiche par propriétaire
• et d'une fiche par immeuble.
  

III. Insinuation et contrôle sous l'Ancien Régime

L'enregistrement a été mis en place progressivement sous l'Ancien Régime. Selon les catégories d'actes, il convient de distinguer :

• A. LES INSINUATIONS (SERIE B)

L'"insinuation judiciaire" est la plus ancienne (1539) : elle s'effectue auprès des juridictions royales (prévôtés, bailliages, présidiaux, sénéchaussées) dont les archives sont conservées dans la série B des Archives départementales.

L'insinuation judiciaire concerne d'abord les donations, puis s'est étendue à d'autres actes : contrats entre particuliers, contrats de mariage, successions, scellés, inventaires...

Un grand nombre de ces actes font l'objet d'une présentation détaillée dans l'inventaire sommaire de la série B. L'ouvrage mentionne de ce fait quantité de noms de familles que le généalogiste averti se doit de parcourir !

• B. CONTROLE DES ACTES (SOUS-SERIE 2 C)

- Le contrôle des actes est créé dans un but fiscal : à partir de 1693, tous les actes doivent être déclarés au bureau de contrôle le plus proche.

Les actes sous seing privé sont également soumis au contrôle, à partir de 1706.

Les registres du contrôle, conservés dans la sous-série 2 C, sont classés par bureau et par ordre chronologique.

L'accès à ces registres, conservés dans la sous-série 2 C, est facilité par :

• - le classement par bureau (un par canton généralement)
• - l'existence de tables :
  • tables des vendeurs
  • tables des acquéreurs ;
  • tables des contrats de mariage ;
  • tables des testaments, etc.

Les indications relevées dans les registres du contrôle permettent de retrouver l'acte dans le fonds du notaire (série E).

REMARQUE :

La sous-série 2 C comporte, à partir de 1703, classés également par bureau :

• - des "registres d'insinuation suivant le tarif" ;
• - et des "registres du centième denier".

Les actes passés au contrôle sont en effet soumis ensuite à l'insinuation afin d'en assurer la publicité.

Ainsi, un acte est mentionné à la fois :

• - dans les registres du contrôle
• - et dans les registres d'insinuation (suivant le tarif ou - s'il s'agit de mutations d'immeubles - au centième denier).